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박람회 미팅을 미리 잡고 48시간 안에 후속 메일 보내기
박람회 준비는 첫날 6주 전부터 만날 바이어에게 미팅을 요청하고, 끝난 뒤 48시간 안에 명함마다 나눈 이야기를 담은 후속 메일을 보내는 일이에요. 해외 박람회에 부스를 내거나 바이어를 만나러 가는 수출팀을 위한 순서예요.
- 1. 박람회 고르기: ‘박람회 찾기’에서 품목을 고르면 대표 박람회의 도시, 다음 회차 날짜, 미팅을 잡기 시작할 날(첫날 6주 전)을 공식 누리집 링크와 함께 보여 줘요. 우리가 고른 시장과 답장을 잘하는 바이어 유형에 맞는지 보고 사람이 정해요.
- 2. 부스 지원 확인하기: KOTRA 한국관이나 기관·협회·지자체 단체관처럼 부스 비용을 돕는 프로그램이 있는지 봐요. 신청이 박람회 몇 달 전에 닫히는 경우가 많아서 ‘수출 지원사업·바우처 찾기’ 플레이북으로 올해 공고를 먼저 확인해요.
- 3. 만날 바이어 목록 만들기: 지난 회차 참가사 명단과 그 나라 지도 검색으로 수입사와 유통사를 모아요. 지도 검색은 ‘현지 바이어 찾기’에서 무료로 열고, 담당자와 확인한 이메일까지 받는 조회는 예상 금액을 먼저 보여 주고 승인한 만큼만 해요(위의 예상 비용은 50곳 기준).
- 4. 6주 전부터 미팅 요청하기: 바이어의 언어로 “몇 홀 몇 번 부스, 화요일에 20분 괜찮으세요?” 같은 미팅 요청 메일과 후속 메일을 써요. 사람이 읽고 고친 뒤 내 메일함에서 보내요.
- 5. 현장에서 다섯 가지 적기: 바이어마다 유형, 나라, 필요한 것, 물량 힌트, 약속한 다음 단계를 적고 명함 사진을 남겨요. 저녁마다 짧게 정리해 두면 후속 메일이 빨라져요.
- 6. 48시간 안에 후속 메일 보내기: 명함 사진이나 스캐너 파일을 읽어 회사 정보를 보강하고 이메일을 확인해요(명함 한 장에 보통 1센트 안쪽, 10장을 먼저 돌려 예상 금액을 보여 줘요). 바이어 유형과 나라의 답장 기록으로 A·B·C 등급을 매기고, 나눈 이야기를 담은 초안은 사람이 승인한 뒤 보내요.
- 7. 결과 적고 내년 정하기: 후속 메일에 답이 없는 A·B 바이어는 7일째부터 ‘바이어 메일 3통 보내기’ 순서로 이어요. 미팅, 샘플, 견적, 주문을 든 비용과 나란히 적어 내년에 같은 박람회에 갈지 정해요.
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