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바이어 답장을 나누고 오늘 보낼 초안까지 받기

답장 정리는 바이어 답장을 관심·질문·견적·샘플·미팅·거절 같은 종류로 나누고, 종류마다 다음 할 일과 바이어의 언어로 쓴 답장 초안을 만드는 일이에요. 해외 바이어에게서 답장이 오기 시작한 수출 담당자를 위한 순서예요.

1. 답장과 조건 모으기: 받은 답장을 붙여 넣거나, 쓰던 AI에 메일함을 연결해 두었다면 거기서 읽어요. 처음 보낸 메일과 가격표·MOQ·납기·인증서·샘플 조건·인코텀즈를 함께 주면 답장에 바로 넣어요.
2. 종류별로 나누기: 답장마다 관심, 질문, 견적·샘플 요청, 미팅 요청, 나중에, 담당 아님, 거절 같은 종류를 붙이고 오늘 답할지 이번 주에 답할지 정해요. 실제 답장 3,212통(RINDA 익명 집계)에서는 관심 27.0%, 질문 15.4%, 미팅 요청 10.9%, 중립 22.8%, 관심 없음 17.3%였어요.
3. 오늘 답할 것부터 초안 쓰기: 바이어의 언어와 격식에 맞춰, 물은 것에 물은 순서대로 답해요. 견적에는 통화·인코텀즈·유효기간·MOQ·납기·결제 조건·HS 코드를 넣고 회사가 정할 칸은 [CONFIRM]으로 남기며, 가격은 ‘수출 가격 계산기’, HS 코드는 ‘HS 코드 찾기’에서 무료로 확인해요.
4. 맞는 자료 붙이기: 첫 답장에는 회사 소개와 카탈로그, 가격 문의에는 가격표와 거래 조건, 등록·인증 질문에는 가진 서류 목록을 붙여요. 갖고 있지 않은 인증서는 있는 것처럼 쓰지 않아요.
5. 미팅 전 한 장 브리프 만들기: 미팅을 청한 바이어의 회사 규모·판매 채널·최근 소식, 담당자의 역할, 그 나라의 수입 숫자(UN Comtrade)와 물어볼 질문 5개를 한 장에 모아요. 회사·담당자·소식 조회는 바이어 한 곳에 2센트 안팎인 실시간 데이터라, 예상 금액을 먼저 보여 주고 승인한 만큼만 해요.
6. 조심할 답장은 멈추기: 독점이나 계약 이야기에는 물량과 판매 채널만 묻고 답장에서 약속하지 않아요. 계좌 변경, 주문 전 수수료, 우리 상표를 대신 등록하겠다는 요청에는 은행·브랜드 정보를 보내지 않고 ‘이 바이어, 믿어도 될까’로 바이어부터 확인해요.
7. 기록하고 다음 날짜 잡기: 바이어마다 무엇을 물었고 무엇을 약속했는지, 다음 연락 날짜를 기록해요. 수신 거부는 바로 목록에서 빼고, 이번 주 답장 수와 관심 답장 수는 ‘매주 월요일 20분 점검’에 그대로 써요.

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